Assistant administratif ou Assistante administrative à la Direction

SOMMAIRE DU POSTE

Lieu de travail : Centre de recherche de l’Institut universitaire de gériatrie de Montréal (CRIUGM), avec possibilité de télétravail quelques jours par semaine

Nombre de poste(s) à combler : 1

Quart de travail : Jour

Date d'entrée en fonction : Dès que possible.

Salaire : Tarif horaire selon l’expérience et les qualifications du candidat (basé sur les échelles salariales en vigueur au CRIUGM)

Statut de l'emploi : Temporaire temps plein (35h) non syndiqué

Durée : 1 an (renouvelable)

DESCRIPTION

Présentation de l’employeur

L’Institut universitaire de gériatrie de Montréal (IUGM) est une composante du CIUSSS du Centre-Sud­de-l’Île-de-Montréal spécialisée dans la santé des personnes âgées. Ses missions de recherche et d’enseignement contribuent à en faire un institut dynamique et novateur. Le Centre de recherche de l’IUGM (CRIUGM) compte 54 chercheurs actifs, 21 chercheurs associés, près de 30 stagiaires postdoctoraux et plus de 350 étudiants-diplômes secondés par un personnel d’infrastructure expérimenté qui, ensemble, œuvrent à faire avancer la recherche dans le domaine du vieillissement et participent au transfert des connaissances.

Description du poste

Sous la responsabilité administrative du chef de service, l’assistant administratif ou l’assistante administrative appuie principalement la direction scientifique (65 %), mais aussi le chef de service (35%) du Centre de recherche de l’IUGM dans l’accomplissement de leur mandat. La personne s’assure du bon fonctionnement des affaires administratives et cléricales, de la tenue des dossiers administratifs et de la coordination du secrétariat de la direction.  Elle assure le bon déroulement et fait le suivi des diverses réunions des différents comités.

Tâches à accomplir

  • Tenir l’agenda, gérer les déplacements, les vidéoconférences et les communications téléphoniques, faire le suivi des courriels/et divers courriers adressés à la direction pour les besoins de l’organisation.
  • Assurer le suivi de divers dossiers de la direction et des dossiers des chercheurs (nomination, statuts et autres)
  • Maintenir la liaison avec les autres unités du Centre de recherche, les autres directions de l’IUGM ainsi que les autorités universitaires et celles du CIUSSS.
  • Organiser les réunions et les comités de gouvernance du Centre de recherche (créer et diffuser les Doodle, envoyer les documents requis, coordonner les rencontres avec les partenaires divers (faculté de médecine Université de Montréal, firmes, etc.)
  • Assister et faire les suivis de réunions : Prendre les minutes, rédiger ordre du jour et procès-verbaux.
  • Aider à la préparation de divers documents (lettre de référence, de support, demandes de privilège, etc.) – Rédaction, révision, finalisation et mise en page (format et qualité de la langue, insertion des signatures dans les différents documents PDF ou autre format).
  • Effectuer le classement et assurer la conservation de documents officiels à jour.
  • Effectuer le travail administratif requis.

 

Qualifications requises

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) ou attestation d’études collégiales (AEC) ou diplôme pertinent à la fonction.
  • Trois (3) à cinq années (5) d’expérience professionnelle en lien avec les responsabilités du poste. Connaissance approfondie des outils relatifs aux technologies de l’information.
  • Excellente maîtrise du français écrit et parlé et bonne connaissance de l’anglais.
  • Nettes aptitudes pour les relations interpersonnelles.
  • Disponibilité pour effectuer du travail à l’extérieur de l’horaire régulier, au besoin.

 

Aptitudes particulières

  • Manifester un sens de l’organisation marqué, avoir le souci du détail et être consciencieux.
  • Être en mesure de travailler de manière autonome, savoir exercer son jugement et prendre les décisions qui s’imposent quant à la gestion de la correspondance, des déplacements et des agendas.
  • Faire preuve de polyvalence, savoir travailler sous pression et dans un milieu qui connaît parfois un rythme accéléré, dynamique, et impose des échéances multiples.
  • Être flexible.
  • Avoir de bonnes capacités de communication et être en mesure de travailler dans un environnement d’équipe.

 

Conditions :

  • Statut de l’emploi : Personnel non syndiqué, temps complet (35h/semaine) – Durée indéterminée – Contrat 1 an renouvelable
  • Tarif horaire selon l’expérience et les qualifications du candidat (basé sur les échelles salariales en vigueur au CRIUGM).
  • Avantages sociaux selon les politiques du CRIUGM
  • Lieu de travail : CRIUGM- 4545, chemin Queen-Mary, Montréal (Québec) H3W 1W5
  • Le travail est en mode hybride (télétravail et bureau), dont les modalités sont définies selon les besoins du Centre de recherche. Dans le contexte actuel, les modalités de travail sont déterminées en respect des consignes gouvernementales liées à la situation sanitaire.
  • Entrée en fonction : immédiate-  Les entrevues se dérouleront la semaine de 17 janvier 2022.

Vous pouvez faire parvenir votre curriculum vitae ou toute demande d’information au courriel suivant : farida.medjdoub.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca.

EXIGENCES

Niveau d'étude demandé : Diplôme d'études collégiales

Années d'expérience demandées : 3

Langues écrites : Francais, Anglais

Langues parlées : Francais, Anglais

N'oubliez pas de joindre votre CV avec votre candidature.

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