Lorsque vous souhaitez faire des achats dans le cadre de vos activités de recherche, il est essentiel de respecter le cadre législatif, règlementaire et normatif présenté dans la politique d’approvisionnement de la Direction approvisionnement et logistique (DAL) du CCSMTL.
Le service des approvisionnements de la DAL est en charge des commandes, des contrats et des appels d’offres relatifs à vos demandes d’achats.
Dans ce contexte, l’équipe des Finances du CRIUGM a pour rôle d’agir comme interface entre les équipes de recherche et le service des approvisionnements et comme conseillère tout au long du processus.
Prenez note qu’en fonction du montant à payer et du type d’achat, le mode de sollicitation privilégié du CCSMTL, ses procédures et les autorisations nécessaires varient avec pour conséquence des délais de traitement qui peuvent parfois être longs.
De plus, si vous ne respectez pas les modes de sollicitation privilégiés du CCSMTL, vous vous exposez à des retards additionnels afin d’obtenir les autorisations nécessaires.
Le CRIUGM recommande donc fortement de ne pas attendre la dernière minute pour placer une commande et d’inclure l’équipe des Finances dès le début du processus, surtout si l’achat dépasse 25 000$.
Sachez qu’il est possible de faire une demande de traitement en urgence, mais ceci doit être l’exception et non la règle. Toute demande urgente doit être justifiée et approuvée par la direction du CRIUGM.
Les sections suivantes définissent les éléments importants de la politique qui s’appliquent aux équipes de recherche ainsi que les procédures mises en place par le CRIUGM pour les accompagner.
Équipements, matériel et fourniture de laboratoire
Matériel de collecte de données (ordinateurs, tablettes, appareils d’enregistrement, etc.)
Logiciels de recherche (statistiques, gestion de données, etc.)
Matériel et fournitures de bureau
SERVICES
Soutien à la recherche et au transfert de connaissance (collecte de données, analyse de données, rédaction d’articles, traduction, transfert de connaissance)
Séquençage, génotypage, etc.
Bio-informatique, hébergement de données
Développement d’outils numériques
Offre de cours de formation aux étudiant·e·s, au personnel de recherche et aux professionnel·le·s de la santé
Consultation
Les fournisseurs
Compte tenu de ses activités principales en santé et services sociaux, le CCSMTL a contracté un certain nombre de contrats avec divers fournisseurs et possède d’ailleurs un stock de certains items qu’il est possible de commander à l’interne via la plateforme de traitement des requêtes GRM.
Faire appel à ces fournisseurs privilégiés présente quelques avantages comme simplifier les démarches administratives et bénéficier occasionnellement de tarifs avantageux.
Dans le cadre de vos activités de recherche, certains des produits proposés par ces fournisseurs pourraient vous intéresser. On peut citer certaines fournitures/matériel médical (gants, tubes, etc.) et bureautique (Fourniture de Bureau Denis, Hamster), ainsi que du matériel et des logiciels informatique (Inso).
Pour tous les autres fournisseurs, voici les principaux éléments nécessaires au traitement d’une demande d’achat :
Numéro de fournisseur : le fournisseur du bien ou du service doit être enregistré dans le logiciel des comptes fournisseurs (cliquez ici pour plus d’informations).
Soumission·s : en fonction du montant de l’achat, une ou plusieurs soumissions sont nécessaires. Assurez-vous que la soumission inclut les bonnes adresses pour la facturation et la livraison
Contrat et/ou bon de commande : – Selon la politique d’approvisionnement, tout achat de biens ou de services nécessaire aux activités de recherche du CRIUGM doit faire l’objet d’un contrat ou d’une entente écrite entre le CCSMTL et le fournisseur.
– Bon de commande: il s’agit d’un document qui matérialise une commande, en présente les conditions d’achat et engage l’établissement (i.e. CCSMTL) vis-à-vis du fournisseur. Il peut donc agit comme contrat.
– Contrats gré à gré: dans certains cas, la préparation d’un contrat détaillé est nécessaire pour formaliser les relations commerciales entre les deux parties, pour garantir la qualité et la conformité des produits ou des prestations fournis ou pour établir les conditions de résiliation ou de modification de l’accord. Les contrats peuvent également inclure des clauses de protection de la propriété intellectuelle, de confidentialité et de responsabilité pour garantir les intérêts du CCSMTL, des chercheur·e·s et de ses fournisseurs.
Processus d’achats
Pour la majorité des petits achats ponctuels de moins de 5 000$ qu’il s’agisse de biens (p. ex. fourniture de bureau, nourriture, abonnement en ligne) ou de services (p. ex. traduction de texte), établir un contrat et/ou un bon de commande n’est pas toujours possible parce que l’achat est urgent ou en raison du système de paiement en ligne. Vous avez alors deux alternatives pour faire votre achat :
Vous pouvez directement faire affaire avec le fournisseur et transférer la facture aux Finances CRIUGM pour paiement. Attention, un numéro de fournisseur est tout de même nécessaire pour que les Finances CRIUGM puissent traiter la facture. Il est recommandé de ne pas attendre de recevoir la facture pour s’assurer d’obtenir ce numéro pour éviter des délais de paiement.
Vous pouvez aussi utiliser votre carte de crédit personnelle (souvent nécessaire pour les abonnements en ligne) puis soumettre une demande de remboursement de dépense.
Préparation du dossier: les Finances travaillent à rassembler toutes les informations avec vous pour préparer la requête d’approvisionnement.
Numéro de fournisseur : les Finances possède ce numéro pour tout fournisseur déjà existant au CCSMTL. Cependant, le formulaire F07 dûment complété et signé, est nécessaire pour tout nouveau fournisseur.
Soumission :une seule soumission est nécessaire pour tout achat de moins de 25 000$.
Requête d’approvisionnement CCSMTL : les Finances CRIUGM s’occupe de faire la requête officielle auprès du services des approvisionnement CCSMTL en utilisant une des deux plateformes de traitement des requêtes, GRM (pour les demandes à l’interne) ou Octopus pour tous les autres fournisseurs.
Approbation, émission du bon de commande et préparation du contrat gré à gré : la requête doit être d’abord approuvée par les personnes habilitées à signer pour l’établissement. Quand nécessaire, la préparation et la négociation du contrat gré à gré est prise en charge par le service des approvisionnements CCSMTL.
Le processus est similaire à celui des achats de moins de 25 000$, à la différence qu’il est nécessaire de faire une demande de prix (procédure d’appel à la concurrence), c’est-à-dire de collecter au minimum trois soumissions de trois fournisseurs pour compléter le dossier.
Depuis le 1er janvier 2020, le seuil d’appel d’offre est de 105 700$.
Compte tenu de la spécificité de certains biens et services nécessaires aux activités de recherche, la politique d’approvisionnement permet de déroger au mode de sollicitation privilégié :
La DAL est ensuite en charge d’analyser et d’approuver votre demande.
Généralités :
L’appel d’offre public (AOP) est une procédure d’appel à la concurrence faite avec un devis descriptif sur le document officiel d’appel d’offres du CIUSSS dans le but d’adjuger un contrat.
L’AOP est le mode de sollicitation obligatoire pour tout contrat égal ou supérieur au seuil (105 700$ depuis le 1er janvier 2020).
Ce n’est que sur exception, au terme d’un processus dûment documenté, validé et approuvé qu’un contrat gré à gré peut le remplacer. Une de ces exceptions s’applique tout particulièrement aux activités de recherche :
« contrat lié à la recherche et au développement ou à l’enseignement lorsque, pour des raisons d’ordres techniques ou scientifiques, un seul fournisseur est en mesure de le réaliser et qu’il n’existe aucune solution de rechange ou de biens de remplacement en conformité avec l’article 28 du Règlement sur certains contrats d’approvisionnement des organismes publics RCA) »
Accompagnement :
Dans tous les cas, il est indispensable de contacter les Finances par l’intermédiaire du formulaire F01 – Demande d’achat.
Les Finances vous mettront en contact avec un·e agent·e d’approvisionnement CCSMTL compte-tenu de la complexité et des nombreuses étapes du processus d’AOP (voir ici pour plus de détail). Cet·te agent·e saura vous conseiller de la meilleure marche à suivre pour réaliser votre achat.
