Faire appel à la banque de participant·e·s
PROCÉDURE D’ACCÈS EN 5 ÉTAPES
Qui a accès à la banque ?
– Chercheur·se régulier·e au CRIUGM, en tant que chercheur·se principal·e d’un projet.
– Chercheur·se régulier·e au CRIUGM, en tant que chercheur·se associé·e à un projet de recherche.
ÉTAPE 1 :
Remplir les documents d’accès à la banque
Convention d’utilisation de la banque de participant·e·s du CRIUGM, signée par le/la chercheur.se et l’utilisateur·trice de la banque ainsi que le/la professionnel·lle de recherche ou étudiant·e utilisateur·trice de la banque.
N’oubliez pas d’y inscrire le numéro CÉR-VN du projet
– Modèle de formulaire de demande accompagnant la convention du·de la chercheur·se.
ETAPE 2 :
Une rencontre avec le·la coordonnatrice de la banque est nécessaire pour faire le point sur la demande, remettre le mot de passe donnant accès aux fichiers, et permettre une meilleure sélection de participant·e·s.
ÉTAPE 3 :
Remise des fichiers de noms
Une fois tous les documents remis, le/la responsable de la banque vous remet dans les jours qui suivent trois documents Excel :
– Un fichier sécurisé par un mot de passe contenant les codes et les noms
– Un fichier sécurisé par un mot de passe contenant les codes et les coordonnées
– Un fichier sécurisé par un mot de passe contenant les courriels (lorsque disponible)
Un minimum de 48 h est nécessaire pour obtenir des listes. Le délai peut varier selon la disponibilité des participant·e·s. N’hésitez pas à communiquer avec le·la coordonnateur·trice si vous avez des urgences.
ÉTAPE 4
Renvoyer le FORMULAIRE DE CONTACT INITIAL Excel ou individuel après trois semaines
Vous avez trois semaines à partir de la date d’envoi des noms par courriel, pour rendre la liste à la banque.
Un contact initial doit être envoyé pour chaque nom donné, qu’il ait été contacté ou non.
Réponses possibles : (Lire « les règles de codifications » afin d’avoir plus de détails pour cette section)
– Accepte, si le/la participant·e accepte de participer à votre étude, le nom est ainsi bloqué pour votre projet et nul autre n’y a accès.
– Refus, si le/la participant·e refuse, indiquer pourquoi.
– Exclu, si le/la participant·e n’est pas admissible à votre projet. Si vous décidez de ne pas appeler un·e participant·e car ses critères ne correspondent pas à ce que vous recherchez, il/elle est considéré·e comme Exclu et non pas « nom non utilisé ».
– Non-rejoint, si vous n’avez pas réussi à contacter le/la participant·e par téléphone et courriel.
– Nom non utilisé, si vous décidez de ne pas appeler le/la participant·e car vous n’en avez plus besoin ou vous n’en avez pas eu le temps.
INSCRIVEZ tout commentaire pertinent que l’on pourrait inclure dans le dossier : maladie, accident, vacances ou tout autre commentaire sur la personne.
Tout retard dans les retours de contacts initiaux entraînera un délai de deux semaines pour le renvoi d’une nouvelle liste de noms. Communiquez avec le/la coordonnateur·rice pour des délais éventuels.
Une fois la liste de contact initial renvoyée au coordonnateur/à la coordonnatrice, les noms ne vous appartiennent plus. Les noms qui sont retournés à la banque sont envoyés à d’autres projets, donc ne peuvent plus participer à votre projet. Si un·e participant·e qui n’a pas été rejoint·e par votre équipe pendant vos trois semaines vous recontacte, informez le/la coordonnateur·trice.
Points importants :
– Si vous recrutez des participant·e·s à l’extérieur de la banque, il est important de vérifier si la personne qui vous a contacté fait partie de la banque de participant·e·s.
– Vous voulez être sûr que cette personne ne participe pas à un autre projet et qu’elle est disponible.
– Les commentaires dans son dossier personnel peuvent également vous aider pour sa participation comme des résultats de tests neuropsy ou comportement inadéquat…
– Si le·la participant·e que vous avez recruté à l’extérieur fait partie de la banque, et qu’il/elle est disponible, son code vous sera remis et il sera bloqué pour vous durant sa participation.
ÉTAPE 5
FORMULAIRE DE CONTACT FINAL Excel à renvoyer deux semaines après la fin de la participation.
– Indiquer des informations qui pourront aider lors de recrutements futurs.
– Inscrire les résultats aux batteries de tests dans le formulaire s’il y a lieu.
Les participant·e·s qui vous ont été remis pour votre projet sont exclusivement pour celui-ci. Vous ne pouvez en aucun cas utiliser ces noms pour d’autres projets en cours ou les référer à d’autres étudiant·e·s.
Si vous désirez d’autres noms pour d’autres projets, vous devez en faire la demande selon la procédure.