Afin de centraliser l’information nécessaire à de nombreuses démarches administratives de l’équipe de soutien, le CRIUGM offre une boîte chercheur·e à chacun des laboratoire de recherche du centre.
Cette boîte est en fait un raccourci bureau qui permet d’accéder à une série de dossiers stockés sur le serveur recherche.criugm.qc.ca.
Le service de soutien informatique est en charge de l’installation d’une boite pour chaque chercheur·e régulier·e. Il est également possible de donner accès à la boîte à certains membres du personnel de recherche du ou de la chercheur·e qui assure la gestion du laboratoire.
Chaque boîte est accessible à tous les membres de l’équipe de soutien afin de leur permettre de trouver facilement les documents émanant des laboratoires de recherche et des chercheur·e·s qui sont indispensables pour la réalisation de nombreuses démarches administratives et d’aide à la recherche.
On peut notamment citer les octrois de subventions ou de bourses des étudiants, les approbations du comité d’éthique, les CV académiques, etc.
En centralisant l’information à un seul endroit, l’équipe de soutien est en mesure de traiter plus rapidement les demandes tout en réduisant les échanges de courriels. Il sera de la responsabilité de chaque laboratoire de s’assurer que la boîte soit toujours à jour afin que les diverses demandes (par ex. création d’unité administrative, mise en forme d’un CV) soit traitées par l’équipe de soutien.
L’équipe de soutien partagera également plusieurs documents sur cette boîte. Pour chaque chercheur·e, une copie des contrats des employé·e·s de son laboratoire sera accessible dans la boîte, ainsi que de nombreuses listes comme celles des subventions actives, du personnel de recherche, des étudiant·e·s et des stagiaires postdoctoraux