Les avantages
Lorsque possible, le CRIUGM encourage fortement les chercheur·e·s à donner la responsabilité de la gestions des fonds au CCSMTL car cela permet au service des Finances CRIUGM de vous offrir une gestion de proximité avec de nombreux avantages :
- Suivi des payables, remboursements de dépenses, rapports financiers, états des dépenses, suivi de fin des projets, etc.
- Suivi hebdomadaire personnalisé des dépenses réalisées pour chaque projet en fonction des requêtes des chercheur·e·s.
De plus, les frais indirects associés à chaque projet permette d’améliorer la qualité du service de soutien à la recherche offert par le CRIUGM.
Comment cela fonctionne
Pour profiter de ce service, il faut ouvrir une unité administrative ou UA.
Une UA peut être comparé à un compte bancaire administré par le CCSMTL.
Chaque UA se définit par un nombre à 6 chiffres débutant par 30 (code de la DEUR à laquelle le CRIUGM est rattachée).
Chaque projet de recherche subventionné par des fonds qui sont gérés au CCSMTL possède un numéro d’UA unique.
L’équipe des Finances CRIUGM prend en charge la demande d’ouverture de l’UA en communiquant avec le service de la comptabilité (Fonds d’immobilisations – Fondation – Recherche) du CCSMTL, mais requiert les documents suivant qui doivent être déposé dans la Boîte chercheur·e ou envoyé via le S2C2 :
- Copie de la demande soumise à l’organisme subventionnaire incluant les détails du budget.
- Une preuve de financement qui indique clairement la durée de la subvention, la date approximative pour la reddition de comptes, les montants des frais directs ainsi que le montant ou l’absence de montant pour les frais indirects. Parmi le documents acceptés, on compte :
- lettre d’octroi d’un organisme subventionnaire public, d’une fondation ou d’une compagnie privé,
- entente de transfert de fonds partiel (p. ex. transfert de fonds BRDV),
- entente par facturation, c’est à dire que les fonds ne sont transférés que sur présentation de facture (p. ex. fonds CRSNG non transferable de l’UdeM vers le CRIUGM).
- Une preuve que l’approbation d’un comité d’éthique à la recherche à été obtenu ou n’est pas nécessaire pour une partie ou tout le projet. Parmi les documents acceptés, on compte :
- Lettre d’approbation du comité d’éthique de la recherche pour la réalisation du projet
- Demande d’accès partiel aux fonds avant approbation éthique
- Courriel du ou de la chercheur·e responsable explicitant pourquoi l’approbation du comité d’éthique n’est pas nécessaire
- Optionnel : Entente de répartition (Formulaire F12) pour les subventions impliquant différents établissements de recherche. Ce document n’est pas nécessaire pour le traitement de la demande mais doit être envoyé dès que possible
Les Finances CRIUGM confirme lorsque l’UA devient active est que l’utilisation des fonds à disposition devient possible.